Tétris: Nowe biuro Sage w modelu Open Book. Więcej niż oczekujesz

Projektantem i wykonawcą tej przestrzeni była firma Tétris, która promuje transparentność kosztów w branży wykańczania wnętrz. Open Book oznacza bowiem nic innego, jak pracę na otwartych księgach od momentu rozpoczęcia opracowania projektu. - Dzięki temu klient doskonale orientuje się w cenach wszystkich produktów i usług, uzgadnia z wykonawcą konkretną marżę, która doliczana jest do każdej faktury kosztowej. – wyjaśnia Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris.

Innowacją w podejściu Tétris jest zagwarantowanie klientowi ceny maksymalnej całej realizacji, z ang. GMP (Gross Maximum Price). Oznacza to, że po przyjęciu projektu i zakresu prac, to wykonawca bierze na siebie całe ryzyko finansowe. Klient ma pewność, że nic nie dopłaci, a nawet… może oszczędzić. Tak właśnie było w realizacji dla firmy Sage.

Gdzie szukać oszczędności

- "Jako firma informatyczna, nie zajmujemy się profesjonalnie aranżacją wnętrz. Dlatego zdecydowaliśmy się zatrudnić niezależnego menedżera projektu, który pomagał w koordynacji oraz weryfikacji rynkowości cen uzgadnianych z wykonawcą". – tłumaczy Katarzyna Wojtczuk, facilities coordinator z firmy Sage.

W wyniku konsultacji z klientem i menedżerem projektu została ustalona cena maksymalna całego projektu, która nie mogła zostać przekroczona.

Następnie rozpoczął się tzw. proces Value Engineering, a więc negocjowania przez wykonawcę cen poszczególnych materiałów z dostawcami. W jego wyniku udało się uzyskać 4% oszczędności, które klient przeznaczył na designerskie elementy wykończeniowe. Z tych środków udało się wzbogacić wnętrze m.in. o: najwyższej jakości wykładzinę podłogową, designerskie oświetlenie, filcowe panele akustyczne w salach do spotkań czy oryginalne meble wbudowane.

– "Open Book to najbardziej transparentny proces inwestycyjny, jaki można sobie wyobrazić. Inwestor nie tylko wie, co się składa na ostateczny koszt. Ma też realny wpływ na decyzję, którą ofertę podwykonawcy wybrać: gdzie postawić na cenę, a gdzie na deisgn" – dodaje Bogumiła Kompowska, menedżer ds. rozwoju biznesu Tétris.

Czas, czas i jeszcze raz czas

Kluczowym wyzwaniem w projekcie dla Sage był czas. Realizację zamknięto w bardzo szybkim tempie - 2,5 miesiąca. Tyle zajęło wykończenie 2600 mkw na dwóch piętrach budynku Eurocentrum. Było to możliwe dzięki połączeniu "pod jednym szyldem" prac projektowych i wykonawczych - w formule Design & Build. Ten zabieg pozwolił uniknąć nieporozumień pomiędzy zespołem architektów a ekipami budowlanymi.

Dwa piętra, cztery żywioły

Dla polskiego zespołu Sage istotne było, aby nowe wnętrze w wielu aspektach przypominało dom oraz przyciągało pracowników lekkością, nowoczesnością i przytulnością.

- "W nowym biurze szczególnie istotne było dla nas, aby stworzyć przestrzeń sprzyjającą współpracy i wymianie informacji bez barier. Chcieliśmy, by była ponad wszystko inspirująca i nowoczesna". - mówi Katarzyna Wojtczuk z Sage.

Żywiołowy klimat tej przestrzeni tworzą dziś trzy typy wnętrz: socjalne, reprezentacyjne i open space.

Pierwszy to ogromna przestrzeń socjalna, w której dominuje drewno oraz jaskrawa zieleń – widać ją w elementach wykończenia, a także dużej ilości roślin posadzonych w kolorowych donicach. Masywne, drewniane schody wyłożone są pufami do siedzenia, a przepierzenia wykonano z surowych bali drewna.

– "Z poprzedniej siedziby przenieśliśmy nowoczesną, biało-zieloną recepcję, która świetnie kontrastuje teraz z wykończoną drewnem ścianą oraz wykładziną imitującą trawę. Całości dopełniają surowe, otwarte sufity". - mówi Bogumiła Kompowska, menedżer z Tétris.

Drugi typ wnętrz tworzą przeszklone sale do spotkań, wyłożone realistycznymi fototapetami, przywołującymi na myśl pocztówki z wakacji. Obrazują państwa, w których znajdują się dziś biura Sage, jak: Portugalia, USA, Maroko, Indie, Chiny, Szwajcaria czy Francja.

Trzeci, najważniejszy element przestrzeni, to open space. Chcieliśmy złamać tu typowe skojarzenia z biurem – mówi Kompowska.

- "Stąd pomysł na montaż rowerów, które zasilają gniazdka ładujące laptopy czy telefon. W miejscu kierownicy zamontowaliśmy blat, który służyć może do pracy, czytania czy pogawędek. Open space przeplatany jest strefami relaksu, z hamakami, rzutkami czy pianinem. Na jednej ze ścian położyliśmy scrabble, które układają się w hasła obrazujące kluczowe wartości firmy, jak "customers first", "make a difference", "velocity", "innovative" czy "do the right thing". Na innej mamy tablicę do zapisywania złotych myśli.

Wszystko po to, aby stworzyć wnętrze, które budować będzie nową kulturę pracy. Kulturę skupioną na potrzebach pracownika, jego rozwoju i kreatywności, a jednocześnie mocno angażującą go w codzienne życie i rozwój firmy.

Usługi doradztwa przy doborze lokalizacji nowego biura Sage świadczyła firma JLL.

źródło i zdjęcia: Tétris